OPEX¶

Les postes OPEX (dépenses opérationnelles) sont vos coûts IT récurrents : licences logicielles, abonnements cloud, contrats de maintenance et services. C'est ici que vous planifiez les budgets, suivez le réalisé et répartissez les coûts à travers votre organisation.

L'espace de travail OPEX vous aide à gérer chaque poste de dépense de la budgétisation initiale jusqu'à l'exécution et le reporting, le tout en un seul endroit avec des colonnes budgétaires annuelles, des méthodes de ventilation flexibles et des liens directs vers les fournisseurs, contrats, applications et projets.

Premiers pas¶

Rendez-vous dans Gestion budgétaire > OPEX pour voir votre liste. Cliquez sur Nouveau pour créer votre premier poste.

L'espace de travail s'ouvre en mode création, avec le panneau Propriétés ouvert à droite. Saisissez le nom du produit dans le titre en haut, remplissez les propriétés, puis cliquez sur Créer.

Champs obligatoires : - Nom du produit (le titre) : Ce que vous dépensez (ex. : « Licences Salesforce », « Compute AWS ») - Société payeuse : Quelle société paie cette dépense (obligatoire pour la comptabilité) - Compte : Le compte du grand livre pour cette dépense. Seuls les comptes du plan comptable de la société payeuse apparaissent - Devise : Code ISO (ex. : USD, EUR). Par défaut la devise de votre espace de travail ; modifiable par poste - Début d'effet : Quand cette dépense commence (JJ/MM/AAAA)

Optionnel mais utile : - Fournisseur : À qui vous payez. Lié à vos fournisseurs dans les données de référence - Centre de coûts : Qui porte la dépense. Voir Centres de coûts. Lorsque la société payeuse est encore vide, choisir un centre de coûts la remplit avec la société du centre de coûts - Run ou build : Run pour une dépense qui maintient les services existants, Build pour une dépense qui les crée ou les fait évoluer - Dimensions analytiques : Un champ par dimension, à son nom, pour des regroupements personnalisés dans les rapports (ex. : « Licenses » sur Nature). La dimension par défaut s'affiche comme Dimension analytique tant qu'elle n'est pas renommée. Voir Dimensions analytiques - Fin de validité : La date à laquelle cette dépense s'arrête. Laissez-la vide s'il n'y a pas de fin. Après cette date, le poste est désactivé et les années suivantes ne comptent plus dans les vues budgétaires - Responsable IT / Responsable métier : Qui est en charge - Description et Notes : Texte libre dans l'onglet Vue d'ensemble

Une fois renseignés, Société payeuse et Compte peuvent être modifiés mais pas vidés. Fournisseur peut être effacé à tout moment.

Lorsque vous changez la société payeuse d'un poste qui a un compte, et que la nouvelle société utilise un autre plan comptable, le compte est effacé dans le même enregistrement. Compte apparaît alors comme obligatoire, avec la liste sur le plan comptable de la nouvelle société. Choisissez le nouveau compte pour terminer.

Une fois le poste créé, l'espace de travail déverrouille les quatre onglets : Vue d'ensemble, Budget, Ventilations et Relations.

Conseil : Vous pouvez créer des postes rapidement et remplir les budgets et ventilations plus tard. Commencez par l'essentiel et itérez.

Travailler avec la liste OPEX¶

La liste OPEX (dans Gestion budgétaire > OPEX) est votre vue principale pour parcourir, filtrer et naviguer dans les postes de dépenses.

Colonnes par défaut : - Nom du produit : Le nom du poste (ouvre l'onglet Vue d'ensemble) - Fournisseur : Le nom du fournisseur - Société payeuse : Quelle société paie ce poste - Contrat : Le nom du dernier contrat lié (ouvre l'espace de travail du Contrat) - Compte : Le numéro et nom du compte comptable - Ventilation : Le libellé de la méthode de ventilation pour l'année en cours (ouvre l'onglet Ventilations) - Budget A et Atterrissage prévu A : Les montants de l'année en cours de la colonne par défaut et de la dernière colonne affichée (ouvre l'onglet Budget pour cette année). Avec les réglages standard, ce sont Budget et Atterrissage prévu. Quand la colonne par défaut est aussi la dernière affichée, une seule colonne de montant apparaît. Voir Colonnes budgétaires - Tâche : Le titre de la dernière tâche (ouvre l'onglet Vue d'ensemble, où se trouve le panneau des tâches)

Colonnes supplémentaires (masquées par défaut, activez via le sélecteur de colonnes) : - Colonnes de montants : Chaque colonne budgétaire affichée pour A-1, A, A+1 et A+2, sous les noms choisis par votre organisation. L'en-tête indique la colonne, l'année par rapport à aujourd'hui et l'année civile, par exemple Révision A+1 (2027). Les montants sont dans la devise de reporting. Les colonnes masquées ne sont pas proposées - Colonnes ETP : L'ETP de chaque colonne budgétaire affichée pour A-1, A, A+1 et A+2, sous les noms choisis par votre organisation, juste après les colonnes de montants dans le sélecteur de colonnes. L'en-tête indique la colonne et l'année civile, par exemple ETP Budget (2026). L'ETP d'un poste est la somme des ETP de ses lignes dans cette colonne. Voir ETP. La cellule est vide lorsque la colonne n'a aucune ligne - Activé : Statut du poste (activé ou désactivé) - Description : Description du poste - Devise : Code devise ISO - Début effectif : Date de début - Fin de validité : Date à laquelle le poste s'arrête (vide signifie sans fin) - Responsable IT / Responsable métier : Utilisateurs responsables - Dimensions analytiques : Une colonne par dimension activée, à son nom, avec la valeur du poste. La colonne de la dimension par défaut vient en premier (Dimension analytique tant qu'elle n'est pas renommée), puis les autres dimensions dans leur ordre - Centre de coûts : Le code et le nom du centre de coûts. Survolez-le pour voir son chemin complet dans l'arbre ; cliquez dessus pour ouvrir le centre de coûts - Responsable budgétaire : Le responsable budgétaire du centre de coûts du poste. Il est déduit du centre de coûts et non enregistré sur le poste : changez le responsable budgétaire d'un centre de coûts et tous ses postes suivent - Run ou build : Run ou Build - Projet : Noms des projets liés dans l'onglet Relations - Notes : Notes internes - Créé / Mis à jour : Horodatages

Filtrage : - Recherche rapide : Recherche dans la référence, le nom du produit, la description, le fournisseur, la société payeuse, le compte, le contrat, les noms de projets, la ventilation, les responsables, les valeurs analytiques, le centre de coûts (code, nom et chemin), le responsable budgétaire, les notes, la devise et le statut. Filtre la liste en temps réel pendant la saisie - Filtres de colonnes : Cliquez sur l'icône de filtre dans n'importe quel en-tête de colonne. Fournisseur, Société payeuse, Compte, Ventilation, Devise, Responsable IT, Responsable métier, chaque dimension analytique, Centre de coûts, Responsable budgétaire, Run ou build et Activé utilisent des filtres par jeu de cases à cocher (multi-sélection). Le filtre Activé propose Activé et Désactivé et restreint la liste lorsque Afficher est réglé sur Tous. Cliquer sur Effacer dans ce filtre, ou décocher les deux valeurs, n'affiche plus rien, quel que soit le choix de Afficher - Filtres de montants : Chaque colonne de montant a un filtre numérique. Un nombre saisi dans la case sous l'en-tête garde les postes d'au moins ce montant. Ouvrez le menu du filtre pour les autres conditions : supérieur à, inférieur à, égal, différent, ou entre deux montants - Filtres ETP : Chaque colonne ETP a un filtre numérique avec les mêmes conditions, plus vide et non vide. Vide garde les postes dont la colonne n'a aucune ligne - Filtres de dates : Début effectif, Fin de validité, Créé et Mis à jour ont des filtres de date. Choisissez une date dans la case sous l'en-tête pour garder les postes à cette date, ou ouvrez le menu du filtre pour avant, après, entre, vide ou non vide - Colonnes texte : elles utilisent des filtres texte. Sur Réf, saisissez le numéro ou la référence complète, par exemple 12 ou OPX-12 - Périmètre par statut : Utilisez la bascule Afficher : Tous / Activés / Désactivés au-dessus de la grille (par défaut Activés)

Tri : - Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier croissant/décroissant. Toutes les colonnes se trient, y compris chaque colonne de montant et chaque colonne ETP. Les postes sans ETP viennent en dernier dans l'ordre croissant - Le tri par défaut suit la colonne par défaut de l'année en cours, du plus grand au plus petit (Budget A avec les réglages standard). Les boutons Préc. et Suiv. de l'espace de travail suivent le même ordre - La liste mémorise votre dernier tri, recherche et filtres quand vous revenez

Ligne de totaux : - La ligne épinglée en bas affiche le total de chaque colonne de montant, dans la devise de reporting - Chaque colonne ETP affichée montre la somme des ETP des postes. Lorsque certains postes n'ont pas d'ETP, leur nombre suit le total, par exemple « 3.50 · 12 inconnues ». Survolez-le pour lire la phrase complète : « Inconnu pour 12 lignes ». Lorsqu'aucun poste n'a d'ETP, le total est vide et seul le nombre s'affiche - Les totaux respectent vos filtres et recherche actuels

Liens profonds : - Cliquer sur n'importe quelle cellule ouvre l'espace de travail sur l'onglet le plus pertinent : - Nom du produit, Fournisseur, Société payeuse, Compte et autres colonnes générales : Ouvre l'onglet Vue d'ensemble - Colonnes de montants (Budget A, Atterrissage prévu A, Révision A+1, etc.) et Colonnes ETP : Ouvre l'onglet Budget pré-positionné sur l'année de la colonne - Ventilation : Ouvre l'onglet Ventilations pour l'année en cours - Tâche : Ouvre l'onglet Vue d'ensemble, où se trouve le panneau des tâches - Contrat : Ouvre directement l'espace de travail du Contrat lié (pas l'espace de travail OPEX) - Centre de coûts : Ouvre l'espace de travail du centre de coûts

Actions : - Nouveau : Créer un nouveau poste OPEX (nécessite opex:manager) - Import CSV : Charger en masse depuis un CSV (nécessite opex:admin) - Export CSV : Exporter en CSV (nécessite opex:admin) - Supprimer la sélection : Suppression en masse des postes sélectionnés (nécessite opex:admin ; sélectionnez via les cases à cocher). Un poste qui a des montants dans une colonne gelée ne peut pas être supprimé : les autres sont supprimés, et le message nomme chaque poste refusé avec sa raison

Navigation Préc./Suiv. : - Lorsque vous ouvrez un poste, l'espace de travail affiche les boutons Préc. et Suiv. - Ceux-ci naviguent dans la liste selon le tri actuel, respectant les filtres et la recherche - Passer à un autre poste enregistre d'abord vos modifications en attente - Votre contexte de liste (tri, filtres, recherche) est préservé lorsque vous fermez l'espace de travail

Conseil : Utilisez les filtres de colonnes + la recherche rapide pour construire des vues focalisées (ex. : « Toutes les dépenses cloud de plus de 10k »), puis naviguez poste par poste avec Préc./Suiv. pour revoir les budgets.

L'espace de travail OPEX¶

Cliquez sur n'importe quelle ligne de la liste pour ouvrir l'espace de travail. Il comporte quatre parties :

En-tête : la référence du poste (ex. : OPX-12) avec un bouton de copie, le nom du produit (cliquez dessus pour renommer le poste), Préc. / Suiv., Envoyer le lien et le bouton de fermeture
Barre de métadonnées sous le titre : Statut, Responsable IT et Responsable métier, modifiables sur place. Lorsque le centre de coûts du poste a un responsable budgétaire, Responsable budgétaire vient ensuite. Il est en lecture seule et déduit du centre de coûts, non enregistré sur le poste : survolez-le pour voir de quel centre de coûts il provient, et modifiez-le sur le centre de coûts (voir Centres de coûts)
Quatre onglets : Vue d'ensemble, Budget, Ventilations et Relations (l'onglet Relations indique le nombre de liens du poste)
Panneau Propriétés à droite : les champs principaux du poste. Ouvrez-le ou fermez-le avec le bouton des propriétés ; l'espace de travail mémorise votre choix

Enregistrement automatique : - Chaque modification s'enregistre automatiquement. L'indication Enregistrement... / Enregistré apparaît dans l'en-tête - Changer d'onglet, passer au poste précédent ou suivant, ou fermer l'espace de travail enregistre d'abord les modifications en attente. Si un enregistrement échoue, vous restez sur place et un message en donne la raison : aucune modification n'est perdue sans que vous le sachiez - Ctrl+S (Cmd+S sur Mac) enregistre immédiatement

Vue d'ensemble¶

L'onglet Vue d'ensemble contient les champs de texte libre et les tâches du poste.

Ce que vous pouvez modifier : - Description : Ce que couvre la dépense - Notes : Notes internes libres

Panneau des tâches : - Liste toutes les tâches liées à ce poste OPEX, avec les colonnes Titre, Statut, Priorité, Échéance et Actions. Le titre du panneau indique le nombre de tâches - Filtre Statut : Tous (par défaut), Actifs (non terminés), Ouvert, En cours, En attente, En test, Terminé ou Annulé. Le bouton de réinitialisation l'efface - Cliquez sur Ajouter une tâche pour ouvrir une nouvelle tâche déjà liée à ce poste. Remplissez le titre, la description, la priorité, le responsable et l'échéance dans l'espace de travail de la tâche - Utilisez l'icône d'ouverture pour aller sur une tâche, et l'icône de suppression pour la supprimer (après confirmation) - Les tâches ont leurs propres autorisations (tasks:member pour créer et modifier). L'accès manager OPEX ne donne pas à lui seul le droit de modifier les tâches ; vérifiez avec votre admin si vous ne pouvez pas créer de tâches - Les tâches peuvent aussi être consultées et gérées depuis Portefeuille > Tâches, qui affiche toutes les tâches de votre organisation

Panneau Propriétés : - Fournisseur, Centre de coûts, Société payeuse, Compte (filtré par le plan comptable de la société payeuse), Devise (seulement les devises autorisées dans votre espace de travail), un champ par dimension analytique, Run ou build et Début d'effet - Cycle de vie : l'interrupteur de statut, dont le libellé indique l'état actuel (Activé ou Désactivé), et la date de Fin de validité. Voir Statut et cycle de vie - Dates Créé et Mis à jour (lecture seule)

Centre de coûts : - La liste présente l'arbre des centres de coûts. Les groupes s'affichent pour vous aider à vous repérer et ne peuvent pas être choisis. Recherchez par code, nom ou nom de groupe - Un centre de coûts désactivé est marqué Désactivé. Il reste sur les postes qui l'ont déjà et ne peut pas être choisi pour un autre poste - Lorsque vous créez un poste et que la société payeuse est vide, choisir un centre de coûts remplit la société payeuse avec la société du centre de coûts : la liste Compte s'ouvre alors sur le plan comptable de cette société. Tant que vous n'avez pas choisi vous-même une société ou un compte, choisir un autre centre de coûts met aussi à jour la société - Lorsque la société payeuse diffère de la société du centre de coûts, les deux sont conservées. Une indication sous le champ affiche « Ce centre de coûts appartient à » suivi du nom de la société - Un poste enregistré via l'API avec un centre de coûts et sans société payeuse prend la société du centre de coûts. Pour les fichiers CSV, voir Import/export CSV

Run ou build : Run, Build ou Non défini. Utilisez-le pour répartir le budget entre le maintien des services et leur évolution.

Dimensions analytiques : - Chaque dimension activée a son propre champ, au nom de la dimension, dans l'ordre des dimensions. Choisissez une valeur ou videz le champ ; la modification s'enregistre aussitôt - Chaque champ liste les valeurs activées de sa dimension. Une valeur désactivée reste sur les postes qui l'ont déjà, et ne peut pas être choisie pour un autre poste - Le champ ne peut pas créer de valeur : créez-la dans Dimensions analytiques, ou laissez un import CSV la créer - Si les dimensions ne peuvent pas être chargées, une ligne remplace ces champs : « Les dimensions n'ont pas pu être chargées. »

Conseil : Lors de la création d'un poste, un avertissement « Compte obsolète » signifie que le compte sélectionné n'appartient pas au plan comptable de la société payeuse. Choisissez un autre compte pour résoudre l'avertissement. Un poste existant dont le compte est hors du plan comptable de sa société reste modifiable : le plan comptable n'est vérifié que lorsque la société ou le compte change.

Budget¶

L'onglet Budget est l'endroit où vous saisissez les données financières par année. Il prend en charge plusieurs colonnes budgétaires et deux modes de saisie, présentés sous forme d'onglets : Annuel (totaux annuels) et Mensuel (ventilation mensuelle).

Sélection d'année : - Utilisez les onglets d'année en haut pour basculer entre A-2, A-1, A (année en cours), A+1 et A+2 - Chaque année a sa propre version, son mode et ses montants - Changer d'année enregistre d'abord vos modifications en attente

Colonnes budgétaires : - L'onglet montre les colonnes affichées par votre organisation, sous leurs noms, toujours dans le même ordre. Les colonnes standard sont : - Budget : Budget annuel initial approuvé en début d'année - Révision : Mise à jour budgétaire en cours d'année (ex. : après une re-prévision) - Prévision : Une colonne de planification complémentaire, masquée par défaut - Réalisé : La dépense réelle, telle qu'elle est enregistrée pendant l'année - Atterrissage prévu : Votre meilleure estimation du chiffre de fin d'année - Un administrateur budgétaire peut renommer les colonnes, en masquer certaines et choisir la colonne par défaut dans Gestion budgétaire > Administration > Colonnes budgétaires (voir Colonnes budgétaires). Une colonne masquée garde ses montants

Période d'une colonne : - Chaque colonne a une période à l'intérieur de l'année, par exemple d'avril à décembre - Un mois compte lorsque la période couvre son 15. Une période qui commence le 10 avril inclut avril ; une période qui commence le 20 avril débute en mai - Une colonne sans montant ni période reçoit une suggestion : le Début d'effet et la Fin de validité du poste, limités à l'année. Un poste qui commence le 1er avril suggère d'avril à décembre - Une colonne qui porte déjà des montants sans période est lue comme couvrant toute l'année : les données existantes se comportent comme avant

Annuel ou Mensuel : - Annuel : Saisissez un total par colonne. Le total est réparti uniformément sur les mois de la période de la colonne, et les mois hors de cette période sont mis à zéro. La période s'affiche sous chaque total avant la saisie, par exemple « 9 mois, avril à décembre ». Seul le total que vous modifiez est enregistré. Les autres colonnes gardent leurs montants mensuels. - Cliquez sur l'icône crayon à côté de la période sous un total (Modifier la période) pour ouvrir le panneau de répartition sur cette colonne, avec son total actuel. Si les dates du poste ne laissent aucun mois dans l'année, le total est désactivé et indique « Aucun mois de 2026 n'est compris dans les dates du poste. » Cliquez sur l'icône crayon à côté (Choisir la période) pour la définir vous-même. - Cliquez sur l'icône calculatrice à côté du crayon (Quantité et prix) pour ouvrir le même encadré sur les lignes de cette colonne. Voir Quantité et prix. - Mensuel : Saisissez les montants par mois (Jan-Déc) pour chaque colonne affichée. Des sous-totaux par trimestre et un total annuel sont affichés. Seuls les mois que vous modifiez sont enregistrés. - Les deux onglets montrent les mêmes colonnes : Prévision apparaît aussi dans Annuel quand elle est affichée. - Passez d'un mode à l'autre avec les onglets Annuel et Mensuel. Changer de mode ne modifie pas vos montants.

Comportement du gel : - Si les colonnes budgétaires d'une année sont gelées (via l'Administration budgétaire), les champs correspondants passent en lecture seule et affichent un cadenas - Vous pouvez toujours consulter les données gelées ; les administrateurs peuvent dégeler via Gestion budgétaire > Administration > Geler / Dégeler les données - Chaque colonne peut être gelée indépendamment

Répartir un montant : - L'encadré du panneau a deux onglets : Répartir un montant et Quantité et prix. Cette partie couvre le premier - Le panneau de répartition est toujours visible dans l'onglet Mensuel. Dans l'onglet Annuel, il s'ouvre depuis l'icône crayon sous un total, et son bouton de fermeture le ferme - Choisissez une Colonne parmi les colonnes affichées, vérifiez le Montant, choisissez une Répartition (Linéaire ou 4-4-5), puis définissez les dates Du et Au. Les dates partent de la période actuelle de la colonne, et la répartition de celle de la colonne - Le panneau s'ouvre sur la colonne par défaut. Le montant reprend le total actuel de la colonne, dans les deux onglets, et suit lorsque vous choisissez une autre colonne. Il reste vide lorsque la colonne n'a aucun montant - Chaque modification s'enregistre aussitôt : le montant quand vous quittez le champ ou appuyez sur Entrée, la répartition et les dates dès que vous les modifiez. Il n'y a aucun bouton à cliquer. Un montant vide ou nul n'enregistre rien - Appliquer la répartition à toutes les colonnes est un interrupteur, activé par défaut : chaque colonne qui le suit reçoit la même répartition et la même période, et chacune garde son propre total actuel. L'activer répartit aussitôt ces colonnes, et il reste activé pour vos modifications suivantes. Le désactiver ne change rien en soi : les modifications suivantes s'appliquent à la seule colonne choisie. Par défaut, toutes les colonnes le suivent. Un administrateur budgétaire choisit lesquelles dans Colonnes budgétaires. Les colonnes gelées ne changent jamais. Survolez l'interrupteur pour voir les colonnes qui suivent et celles qui gardent leur propre période - Une colonne qui ne suit pas l'interrupteur est répartie seule : l'interrupteur n'apparaît pas quand vous la répartissez. L'interrupteur est aussi masqué quand aucune autre colonne qui suit ne peut changer - Pour remettre une colonne en répartition linéaire sur douze mois, choisissez Linéaire et réglez les dates sur le 1er janvier et le 31 décembre - Les totaux saisis dans l'onglet Annuel s'appliquent toujours à leur seule colonne - Les dates Du et Au affichent la période. Quand des mois tombent en dehors, le panneau indique lesquels seront mis à zéro (« Janvier à mars seront mis à zéro. »). Une période sur l'année entière n'affiche aucune ligne. Survolez l'icône d'information à côté du titre du panneau pour voir la règle du 15 - Avec 4-4-5, les poids des mois qui comptent sont augmentés pour que tout le montant se répartisse sur eux - Un avertissement non bloquant apparaît lorsque la période dépasse les dates du poste. La répartition est tout de même enregistrée - Tant qu'une date manque ou qu'aucun mois ne compte, le panneau en indique la raison et n'enregistre rien - Une répartition sur une colonne construite à partir de lignes garde ses lignes. Voir Quantité et prix

Origine de chaque colonne : - Un court libellé indique d'où viennent les montants d'une colonne. Dans l'onglet Mensuel, il se trouve sous l'en-tête de colonne (survolez-le pour voir la période). Dans l'onglet Annuel, il se trouve à côté de la période - Répartition linéaire, Répartition 4-4-5 ou Répartition par trimestre : les montants proviennent d'une répartition - Copié depuis Budget 2025 +2 % : les montants proviennent de Copier les colonnes budgétaires dans l'Administration budgétaire, avec le pourcentage affiché lorsqu'il y en a un - Quantité et prix · 3 lignes · 1.00 ETP : les montants proviennent de lignes, avec leur nombre et, lorsque les lignes comptent des personnes ou des jours, l'ETP de la colonne. Cet ETP est la moyenne sur l'année. Survolez le libellé pour voir les lignes, par exemple « Chef de projet : 1 personne × 1 200 par jour, 5 jours par mois, févr. à juil. » - Modifié à la main : un mois a été modifié dans la grille ou par un import du fichier des lignes budgétaires - Une colonne sans libellé a conservé les données qu'elle avait avant l'arrivée des périodes

Outils du mode mensuel : - Effacer la colonne : l'icône à côté d'un en-tête de colonne remet à zéro tous les mois de cette colonne, par exemple avant de saisir tout le montant sur un seul mois. Lorsque la colonne contient des montants, vous confirmez d'abord. Cela compte comme une modification à la main. Pour retirer à la fois les montants et la période d'une colonne pour tous les postes, utilisez Réinitialiser une colonne budgétaire dans l'Administration budgétaire

Tendance pluriannuelle : - Un graphique sous la grille montre chaque colonne affichée sur plusieurs années, Prévision comprise quand elle est affichée, et se met à jour pendant la saisie

Comment l'utiliser : 1. Sélectionnez l'année pour laquelle vous planifiez 2. Choisissez l'onglet Annuel ou Mensuel 3. Remplissez les colonnes pertinentes (Budget pour la planification initiale, Réalisé pour le suivi, Atterrissage prévu pour le chiffre de fin d'année) 4. Vos modifications s'enregistrent automatiquement ; l'indication Enregistrement... / Enregistré apparaît à côté des onglets d'année

Conseil : Pour la plupart des postes, le mode Annuel est plus rapide. Utilisez le mode Mensuel lorsque la dépense varie significativement par mois (ex. : licences saisonnières, frais de mise en place ponctuels).

Quantité et prix¶

Construisez une colonne à partir de lignes au lieu de saisir ses montants. Chaque ligne se lit comme une phrase : une quantité, une unité, un prix unitaire, une fréquence, une période, et un calendrier. Par exemple, un chef de projet 5 jours par mois à 1 200 par jour de février à juillet, et 50 licences à 12 par pièce par mois. Les mois de la colonne sont la somme de ses lignes.

Ouvrir l'onglet : - Onglet Annuel : cliquez sur l'icône calculatrice à côté de la période sous un total. L'encadré s'ouvre sur Quantité et prix pour cette colonne - Onglet Mensuel : cliquez sur Quantité et prix en haut de l'encadré du panneau - Choisissez la Colonne en haut de l'onglet. Les colonnes gelées ne peuvent pas être choisies

Les lignes :

Colonne	Ce qu'il faut saisir
Description	Ce que la ligne paie, par exemple « Chef de projet ». Facultative, jusqu'à 200 caractères
Quantité	Combien, dans l'unité de la ligne. Zéro ou plus, jusqu'à 3 décimales
Unité	personnes, jours ou pièces. L'unité détermine ce que paie le prix, sa fréquence, la façon dont le montant se répartit sur les mois, et l'ETP
Prix unitaire	Le prix d'une unité, dans la devise du poste. Jusqu'à 4 décimales. Un prix négatif est accepté, pour un avoir. Ce que paie le prix s'affiche juste après : par jour pour les jours, par pièce pour les pièces, et pour les personnes une petite liste pour choisir par jour ou par mois
Fréquence	Elle suit l'unité. Personnes au prix par jour : une case Temps plein et, lorsqu'elle n'est pas cochée, les jours par mois qu'elles consacrent au poste (plus de 0, jusqu'à 31, avec jusqu'à 3 décimales). Personnes au prix par mois : « par mois ». Jours : « sur la période ». Pièces : une liste pour choisir par mois ou une fois
Du / Au	La période de la ligne, à l'intérieur de l'année. Un mois compte lorsque la période couvre son 15, comme pour une répartition. Les pièces achetées une fois prennent une seule Date à la place et tombent dans son mois. Lorsque toutes les lignes prennent une date, l'en-tête indique Date
Calendrier	Affiché pour un prix par jour uniquement : les personnes au prix par jour, et les jours. Le calendrier de jours ouvrés dont les jours comptent. La liste propose les calendriers activés, plus le calendrier qu'une ligne utilise déjà s'il a été désactivé depuis, marqué « (désactivé) ». Lorsqu'il n'existe encore aucun calendrier, l'onglet indique « Aucun calendrier de jours ouvrés pour l'instant. », avec un lien Ajouter un calendrier pour les personnes qui peuvent créer des calendriers. Voir Calendriers de jours ouvrés
Montant	Le total de la ligne, une fois enregistrée. En lecture seule

Lorsque l'onglet est assez large, chaque ligne tient sur une rangée. Sur un écran plus étroit, ou avec le panneau Propriétés ouvert sur un écran 1080p, chaque ligne occupe deux rangées alignées, avec Description, Quantité, Unité, Prix unitaire et Montant sur la première, et Fréquence, Du et Au (ou Date) et Calendrier sur la seconde ; fermez le panneau Propriétés pour revenir à une rangée par ligne.

Cliquez sur Ajouter une ligne sous le tableau pour ajouter une ligne, et sur la croix au bout d'une ligne pour la supprimer. Une colonne contient jusqu'à 50 lignes.

Unités et prix :

Unité	Prix	Fréquence	Montant de chaque mois de la période	ETP de chaque mois
personnes	par jour	Temps plein	Les jours ouvrés du mois dans le calendrier × quantité × prix unitaire	La quantité
personnes	par jour	5 jours par mois	5 × quantité × prix unitaire	Quantité × 5 ÷ les jours ouvrés du mois dans le calendrier
personnes	par mois	par mois	Quantité × prix unitaire	La quantité
jours	par jour	sur la période	Quantité × prix unitaire, compté une fois et réparti uniformément sur les mois de la période	La part des jours du mois ÷ les jours ouvrés du mois dans le calendrier
pièces	par pièce	par mois	Quantité × prix unitaire	Aucun
pièces	par pièce	une fois	Quantité × prix unitaire, dans le mois de la date	Aucun

Utilisez personnes pour du personnel qui travaille sur le poste mois après mois. Au prix par jour, indiquez combien il travaille : cochez Temps plein pour compter chaque jour ouvré du calendrier du début à la fin de la ligne, ou saisissez les jours par mois. Par exemple, un chef de projet 5 jours par mois à 1 200 par jour de février à juillet coûte 6 000 par mois. Sur un calendrier qui compte 21 jours ouvrés en mars, ce mois compte 5 ÷ 21, soit environ 0.24 ETP. Un consultant à temps plein à 400 par jour coûte chaque mois les jours ouvrés du mois × 400, et compte 1 ETP
Au prix par mois, les personnes coûtent chaque mois la quantité × le prix unitaire, par exemple 1 personne à 8 000 par mois
Utilisez jours pour un nombre de jours achetés pour la période, en un seul lot. Par exemple, 30 jours à 1 200 par jour de février à juillet donnent 36 000, soit 6 000 par mois. Chaque mois porte 5 jours : dans un mois de 20 jours ouvrés, la ligne compte 0.25 ETP
Utilisez pièces pour des licences, des équipements ou des abonnements. Par mois, elles comptent dans chaque mois de la période : 50 licences à 12 par pièce donnent 600 par mois. Une fois, elles prennent une seule date et tombent dans son mois : un ordinateur portable à 2 000 le 15 mars tombe en mars. Les pièces ne comptent jamais en ETP
Chaque mois est arrondi au centime. Lorsqu'un montant est réparti sur la période, l'écart d'arrondi est reporté sur le dernier mois. Les mois hors de la période d'une ligne n'en reçoivent rien
Changer d'unité adapte le reste de la ligne. Les personnes gardent un prix par mois lorsque vous l'avez choisi, et sont au prix par jour sinon. Les jours sont au prix par jour, sur la période. Les pièces sont au prix par pièce et achetées une fois, à la date de début de la période de la colonne. Passer des pièces de une fois à par mois leur redonne la période de la colonne

Une nouvelle ligne commence avec l'unité personnes, une quantité de 1, un prix par jour, Temps plein non coché avec les jours par mois à saisir, la période de la colonne (l'année entière lorsque la colonne n'en a pas) et le calendrier par défaut. Le calendrier par défaut est le calendrier standard du pays de la société payeuse, sinon le premier calendrier activé. Saisissez le prix unitaire et les jours par mois, ou cochez Temps plein, et la ligne s'enregistre. Sans calendrier activé, une nouvelle ligne commence avec un prix par mois.

Enregistrement : chaque champ s'enregistre quand vous le quittez, appuyez sur Entrée, ou choisissez une valeur ou une date. Il n'y a aucun bouton à cliquer. Chaque enregistrement envoie toutes les lignes complètes de la colonne, et les mois de la colonne suivent aussitôt. L'indication Enregistrement... à côté des onglets d'année s'affiche pendant ce temps. - Une ligne est complète lorsqu'elle a une quantité, un prix unitaire, une période ou une date valide, les jours par mois ou Temps plein pour les personnes au prix par jour, et un calendrier pour un prix par jour. Jusque-là, elle reste à l'écran avec une indication, par exemple « Saisissez une quantité et un prix unitaire pour enregistrer cette ligne. », « Saisissez les jours par mois, ou cochez Temps plein. » ou « Choisissez un calendrier pour un prix par jour. », et les lignes enregistrées ne changent pas - Supprimer la dernière ligne retire les lignes de la colonne, et ses montants restent tels quels. Une colonne calculée à partir de ses lignes compte alors comme des montants saisis à la main. Une colonne répartie ou copiée garde sa répartition ou sa copie - Lorsqu'un enregistrement est refusé, la raison s'affiche en rouge sous le tableau, et ce que vous avez saisi reste en place. Par exemple, « Personnel du siège has no working days for 2027. Add them on the Working-day calendars page. » lorsqu'un calendrier personnalisé ne contient pas encore l'année - Sur une colonne gelée, les lignes sont en lecture seule

Sous le tableau : - L'ETP des lignes, lorsqu'une ligne compte des personnes ou des jours, par exemple « ETP sur la période 0.24 · Moyenne sur l'année 0.12 ». Voir ETP. Le total de la colonne s'affiche dans la colonne elle-même - D'où viennent les montants, lorsqu'ils ne viennent plus des lignes : l'une des phrases de la partie suivante - Des remarques lorsqu'elles s'appliquent : « La période dépasse les dates du poste. », un calendrier désactivé depuis, par exemple « Personnel du siège est désactivé. Les lignes l'utilisent encore. », et les jours ouvrés modifiés depuis le dernier enregistrement des lignes - Appliquer ces lignes à toutes les colonnes : un interrupteur pour les mêmes colonnes que celui de l'onglet de répartition, désactivé par défaut ici. L'activer écrit aussitôt les lignes dans chaque colonne qui suit, et il reste activé : chaque enregistrement suivant écrit aussi les lignes dans ces colonnes. Le désactiver ne change rien en soi

Lorsque les montants changent autrement : les lignes restent sur la colonne comme référence, et l'onglet indique d'où viennent désormais les montants, suivi d'un lien Utiliser à nouveau les lignes. Le lien enregistre les lignes telles quelles et recalcule la colonne à partir d'elles. - Un mois saisi dans l'onglet Mensuel : « Les montants ont été saisis à la main. Utiliser à nouveau les lignes. » - Une répartition : « Les montants viennent d'une répartition. Utiliser à nouveau les lignes. » - Copier les colonnes budgétaires dans l'Administration budgétaire : « Les montants ont été copiés depuis Budget 2025. Utiliser à nouveau les lignes. » La copie reporte les lignes de la colonne source avec les montants. Voir Copier une colonne calculée - Les jours ouvrés d'un calendrier ont changé : « Jours ouvrés modifiés depuis le dernier calcul : mars : 20 jours, maintenant 19. » Rien ne change sur la colonne tant que vous ne cliquez pas sur Utiliser à nouveau les lignes - Réinitialiser une colonne budgétaire dans l'Administration budgétaire retire les lignes avec les montants. Voir Réinitialiser une colonne budgétaire - Un fichier des lignes budgétaires ne change que les mois, et les lignes restent. Voir Fichier des lignes budgétaires

ETP¶

L'ETP (équivalent temps plein) indique pour combien de personnes une colonne paie. Il provient des lignes : chaque mois additionne l'ETP de ses lignes (voir le tableau ci-dessus). Deux chiffres en découlent, chacun arrondi à 2 décimales : - Moyenne sur l'année : la somme des douze mois divisée par 12. C'est l'ETP de la colonne, affiché dans le libellé de la colonne et dans les colonnes ETP de la liste OPEX - ETP sur la période : la somme des mois qui comptent des personnes ou des jours, divisée par le nombre de ces mois. Les pièces ne comptent pas, si bien que des licences ou un ordinateur portable ne le font jamais baisser. Il s'affiche sous les lignes tant que les montants en viennent. Après une modification à la main, une répartition ou une copie, il n'est plus affiché jusqu'à ce que vous utilisiez à nouveau les lignes

Par exemple, un consultant à temps plein de février à octobre compte 1 ETP dans chacun de ces 9 mois : 1.00 sur la période, et 9 × 1 ÷ 12 = 0.75 sur l'année. Un chef de projet 5 jours par mois de février à juillet compte environ 0.24 sur la période, et 0.12 sur l'année. Des licences sur toute l'année ou un ordinateur portable en décembre sur la même colonne ne changent aucun des deux chiffres.

Compté : une colonne avec des lignes en personnes ou en jours
Zéro : une colonne dont toutes les lignes sont en pièces. Son ETP vaut 0
Vide : une colonne sans ligne, un poste sans version pour cette année, ou une année postérieure à la fin de validité du poste. Sa cellule ETP reste vide, car KANAP ne peut pas savoir pour combien de personnes il paie
L'ETP reste avec les lignes. Après une modification à la main, une répartition ou une copie, la colonne garde l'ETP de ses lignes. Une copie reporte l'ETP de la colonne source

Ventilations¶

L'onglet Ventilations répartit la dépense entre vos sociétés et départements. Cela alimente les rapports de refacturation et les KPI de coût par utilisateur.

Sélection d'année : - Fonctionne comme le Budget : utilisez les onglets d'année pour basculer entre A-2, A-1, A, A+1, A+2 - Chaque année peut avoir une méthode de ventilation différente - Le total de l'année de la colonne par défaut s'affiche à droite, par exemple Budget, total de l'année, et le tableau montre chaque part en pourcentage et en montant

Méthodes de ventilation :

Méthode	Comment ça fonctionne
Effectif (par défaut)	Répartit la dépense proportionnellement à l'effectif de chaque société pour l'année sélectionnée. Aucune sélection manuelle requise : les pourcentages sont calculés automatiquement depuis les métriques des sociétés. C'est la méthode standard.
Utilisateurs IT	Répartit la dépense proportionnellement au nombre d'utilisateurs IT de chaque société pour l'année sélectionnée.
Chiffre d'affaires	Répartit la dépense proportionnellement au chiffre d'affaires de chaque société pour l'année sélectionnée.
Manuel par société	Vous sélectionnez les sociétés qui reçoivent cette dépense et choisissez un inducteur dans Ventiler par (Effectif, Utilisateurs IT ou Chiffre d'affaires) pour calculer les pourcentages entre les sociétés sélectionnées uniquement.
Manuel par département	Vous sélectionnez des paires société/département. Les pourcentages sont calculés à partir de l'effectif de chaque département. Utile lorsqu'un poste ne bénéficie qu'à certains départements (ex. : un CRM utilisé par les ventes).
Pourcentages manuels	Vous choisissez les sociétés et saisissez vous-même chaque pourcentage. Le total doit faire 100 %.

Méthodes par défaut et méthodes épinglées : - L'option par défaut, affichée comme Effectif (par défaut) tant que votre organisation n'a pas configuré une autre méthode, suit le réglage défini dans Gestion budgétaire > Administration > Méthode de ventilation par défaut. Chaque poste laissé sur la valeur par défaut est recalculé lorsqu'un administrateur modifie ce réglage - Ce réglage peut également restreindre la valeur par défaut à une sélection de sociétés (par exemple l'entité qui porte le budget IT) : l'inducteur ne s'applique alors qu'à ces sociétés, et l'option affiche Par défaut (n sociétés) - Effectif, Utilisateurs IT et Chiffre d'affaires épinglent cette méthode sur le poste : une méthode épinglée continue de fonctionner même si la valeur par défaut de l'organisation change par la suite - Les postes dotés d'une ventilation manuelle ne sont jamais affectés par le réglage par défaut

Comment fonctionnent les pourcentages : - Pour les méthodes automatiques (Effectif, Utilisateurs IT, Chiffre d'affaires) : les pourcentages sont calculés depuis les dernières métriques de vos sociétés actives. Vous ne les modifiez pas directement - Pour Manuel par société et Manuel par département : vous choisissez les sociétés ou départements, et le système calcule les pourcentages selon l'inducteur choisi et les métriques actuelles - Pour Pourcentages manuels : saisir un pourcentage fixe cette ligne, et les autres lignes se partagent le reste. Répartir équitablement donne la même part à chaque ligne ; Réinitialiser les valeurs fixées libère les lignes fixées - Les pourcentages reflètent les données en temps réel. Si vous mettez à jour l'effectif d'une société, les ventilations se recalculent

Comment l'utiliser : 1. Sélectionnez l'année 2. Choisissez une méthode de ventilation dans Méthode 3. Pour une méthode manuelle, utilisez Ajouter une ligne pour ajouter des sociétés (ou des paires société/département) et l'icône de retrait pour en enlever une. Pour Manuel par société, choisissez un inducteur dans Ventiler par 4. Les modifications s'enregistrent automatiquement

Problèmes courants : - Métriques manquantes : Une ou plusieurs sociétés ont un effectif, un nombre d'utilisateurs IT ou un chiffre d'affaires nul ou manquant pour l'année sélectionnée. Remplissez les métriques dans Données de référence > Sociétés (onglet Détails) - « Les pourcentages manuels doivent totaliser 100 %. » : Ajustez les lignes, ou cliquez sur Répartir équitablement

Conseil : Utilisez Effectif (par défaut) pour la plupart des postes : c'est le plus simple et il se met à jour automatiquement. Réservez les méthodes manuelles aux dépenses qui ne bénéficient qu'à des sociétés ou départements spécifiques.

Relations¶

L'onglet Relations lie ce poste OPEX aux objets associés : Projets, Applications, Contrats, Contacts, Sites web pertinents et Pièces jointes. Tout ce qui se trouve dans cet onglet s'enregistre automatiquement.

Projets : - Utilisez l'autocomplétion pour lier un ou plusieurs projets depuis votre Portefeuille - Cela aide à regrouper les dépenses par projet dans les rapports et permet la comptabilité projet - Les noms des projets apparaissent dans la colonne Projet de la liste OPEX, et la recherche rapide les trouve - Retirez un projet en cliquant sur le X de sa puce

Applications : - Utilisez l'autocomplétion pour lier une ou plusieurs applications ou services depuis votre catalogue IT - Cela aide à suivre quels postes OPEX financent quelles applications ou services

Contrats : - Utilisez l'autocomplétion pour lier un ou plusieurs contrats - Lorsqu'ils sont liés, le nom du contrat apparaît dans la colonne Contrat de la liste OPEX pour référence rapide - Un contrat peut être lié à plusieurs postes OPEX (relation plusieurs-à-plusieurs) - Retirez un contrat en cliquant sur le X de sa puce

Contacts : - Liez des contacts à ce poste : choisissez un contact, puis son rôle (Commercial, Technique, Support ou Autre). Le choix du rôle ajoute le contact - Le tableau affiche le rôle, le prénom, le nom, la fonction, l'e-mail et le mobile. Survolez le rôle pour savoir si le contact vient du fournisseur ou a été ajouté manuellement - Retirez un contact avec l'icône de retrait - Utile pour savoir qui contacter pour les renouvellements, les incidents de support ou les négociations

Sites web pertinents : - Cliquez sur Ajouter une URL pour ajouter un lien (ex. : portails fournisseurs, documentation, consoles d'administration, wikis internes). Chaque lien a un Nom et une URL - Cliquez sur la ligne d'un lien pour le modifier, ou utilisez l'icône de suppression pour le retirer

Pièces jointes : - Téléversez des fichiers liés à ce poste (ex. : contrats, factures, devis, cahiers des charges, spécifications techniques) - Glissez-déposez des fichiers dans la zone de pièces jointes, ou cliquez sur Sélectionner des fichiers pour parcourir - Cliquez sur la puce d'un fichier pour le télécharger - Supprimez une pièce jointe avec l'icône de suppression de sa puce (après confirmation ; nécessite opex:manager)

Conseil : Liez les contrats pour suivre les renouvellements à travers plusieurs postes OPEX. Ajoutez les URL de portails fournisseurs pour un accès rapide. Téléversez les devis et factures en pièces jointes pour centraliser toute la documentation liée aux dépenses.

Import/export CSV¶

Vous pouvez charger en masse les postes OPEX via CSV pour accélérer la configuration initiale ou la synchronisation avec des systèmes externes.

Export : 1. Cliquez sur Export CSV dans la liste OPEX 2. Choisissez : - Modèle : En-têtes uniquement (utilisez-le pour créer un CSV vierge à remplir) - Données : Tous les postes OPEX avec les budgets pour A-1, A et A+1

Structure du CSV : - Séparateur : point-virgule ; (pas de virgule) - Encodage : UTF-8 (enregistrez au format « CSV UTF-8 » dans Excel) - En-têtes : product_name;description;supplier_name;company_name;account_number;currency;effective_start;status;disabled_at;owner_it_email;owner_business_email;analytics_category;cost_center_code;run_build;notes;y_minus1_budget;y_minus1_landing;y_budget;y_follow_up;y_landing;y_revision;y_plus1_budget;y_plus1_revision - disabled_at est la fin de validité : la date à laquelle le poste s'arrête. Indiquez une date (2026-12-31) ou une date avec heure - status vaut enabled ou disabled. L'export écrit le statut lu dans la fin de validité. Une ligne dont le statut contredit sa date est refusée avec une erreur de ligne, par exemple enabled avec une date déjà passée - Lors d'une mise à jour, un status vide et un disabled_at vide conservent les valeurs enregistrées. enabled avec une date vide efface la fin de validité. disabled avec une date vide conserve une date déjà passée, et sinon termine le poste aujourd'hui. Un nouveau poste est activé sauf si la ligne indique disabled, et disabled avec une date vide le termine aujourd'hui - Les anciens fichiers avec une colonne effective_end s'importent toujours : sa date alimente la fin de validité lorsque disabled_at est vide - analytics_category contient la valeur de la dimension analytique par défaut, quel que soit son nom. Chaque autre dimension activée a sa propre colonne, analytics:<code>, où <code> est le code de la dimension. Les exports et le modèle placent ces colonnes juste après analytics_category, dans l'ordre des dimensions - analytics_category, les colonnes analytics:<code>, cost_center_code et run_build sont des colonnes facultatives : les exports et le modèle les contiennent toujours, et les fichiers qui ne les ont pas s'importent toujours

Import : 1. Cliquez sur Import CSV dans la liste OPEX 2. Téléversez votre fichier CSV (glisser-déposer ou sélecteur de fichiers) 3. Cliquez sur Vérification préalable pour valider : - Chaque colonne obligatoire est présente et aucune colonne n'est inconnue. Les colonnes sont reconnues par leur nom, dans n'importe quel ordre - Les champs obligatoires (product_name, account_number) sont présents. Un nouveau poste nécessite aussi une devise, et un company_name sauf s'il a un centre de coûts - Chaque société, fournisseur, compte, centre de coûts et responsable du fichier existe dans votre espace de travail - Les dates sont valides, et deux lignes ne décrivent pas le même poste - Les devises sont autorisées dans les paramètres de devise de votre espace de travail - Les responsables sont des utilisateurs actifs 4. Examinez le rapport de vérification (il affiche les totaux et jusqu'à 5 exemples d'erreurs). Chaque erreur désigne sa ligne par le numéro de ligne du fichier tel qu'un éditeur de texte l'affiche, lignes vides et cellules sur plusieurs lignes comprises. Un fichier qui contient une erreur ne charge rien : corrigez les lignes et relancez la vérification 5. Si tout est correct, cliquez sur Charger pour importer

Remarques importantes : - Correspondance : Une ligne est rattachée à un poste OPEX par le nom du produit et le fournisseur. Une ligne qui correspond à un poste existant le met à jour ; toute autre ligne crée un nouveau poste. Une ligne dont supplier_name est vide ne correspond qu'à un poste sans fournisseur. Deux lignes avec le même nom de produit et le même fournisseur sont une erreur (« Same line as row N ») : gardez une seule ligne par poste - Devise : Obligatoire pour un nouveau poste, et elle doit être autorisée dans les paramètres de devise de votre espace de travail. Sur un poste existant, une cellule vide conserve sa devise - Fournisseur : supplier_name est facultatif. S'il est renseigné, le fournisseur qui porte exactement ce nom est utilisé. Sinon, le nom est rapproché sans tenir compte de la casse. Un nom qui ne correspond à aucun fournisseur est une erreur, tout comme un nom qui correspond à plusieurs fournisseurs ne différant que par la casse (par exemple « Acme » et « ACME » quand le fichier indique « acme ») - Société et compte : company_name doit correspondre à une société par nom (insensible à la casse). Un company_name vide conserve la société d'un poste existant ; un nouveau poste prend la société de son centre de coûts. Sans l'un ni l'autre, la ligne est refusée : « Company is required unless the line has a cost center. » account_number est recherché dans le plan comptable de cette société, ou dans le plan comptable par défaut si la société n'en a pas. Un numéro de compte qui n'existe que dans un autre plan comptable est une erreur - Responsables : owner_it_email et owner_business_email doivent correspondre à des utilisateurs actifs par e-mail : un utilisateur invité ou un contact sans compte est refusé - Dates : effective_start (et effective_end dans les anciens fichiers) doit être un jour calendaire réel au format YYYY-MM-DD, par exemple 2026-01-01. Les autres formats, comme 01/03/2026, sont des erreurs. Un effective_start vide conserve la date enregistrée d'un poste existant ; un nouveau poste commence le 1er janvier de l'année en cours - Dimensions analytiques : Chaque cellule analytique désigne une valeur de la dimension de sa colonne, sans tenir compte de la casse. Une valeur qui n'existe pas encore est créée dans cette dimension pendant le chargement. Une valeur désactivée est acceptée sur un poste qui l'a déjà, et refusée comme nouvelle valeur. Une cellule vide efface la valeur du poste sur cette dimension. Lorsqu'une colonne est absente, les postes conservent leur valeur sur cette dimension. Une colonne pour une dimension inconnue ou désactivée refuse le fichier entier, de même que deux colonnes pour la même dimension (analytics_category et le code propre de la dimension par défaut). Exporter puis importer le même fichier ne change rien - Centre de coûts : cost_center_code est le code d'un centre de coûts, sans tenir compte de la casse. Un groupe est refusé. Un centre de coûts désactivé est accepté sur un poste qui l'a déjà, et refusé comme nouvelle valeur. Une cellule vide efface le centre de coûts du poste. Lorsque la colonne entière est absente, les postes conservent leur centre de coûts - Run ou build : run_build vaut run, build ou vide (sans tenir compte de la casse). Une cellule vide efface la valeur. Lorsque la colonne entière est absente, les postes conservent leur valeur - Société issue du centre de coûts : Un nouveau poste avec un company_name vide prend la société de son centre de coûts, et account_number est recherché dans le plan comptable de cette société. Un company_name renseigné est conservé, même s'il diffère de la société du centre de coûts - Budgets : Les colonnes budgétaires alimentent les versions A-1, A et A+1. Les montants sont répartis uniformément sur 12 mois (mode Annuel) et la période de la colonne devient l'année entière. Une cellule vide laisse la colonne telle quelle ; 0 l'efface. Les en-têtes gardent leurs noms techniques, quel que soit le nom choisi par votre organisation, et ils chargent aussi les colonnes masquées - Montants mensuels : pour charger ou relire les montants mois par mois, avec la période de chaque colonne, utilisez le Fichier des lignes budgétaires dans l'Administration budgétaire

Erreurs courantes : - « Supplier '...' not found » : Vérifiez l'orthographe, ou créez d'abord le fournisseur dans Données de référence > Fournisseurs, puis relancez l'import - « Supplier '...' matches more than one supplier » : Plusieurs fournisseurs ne diffèrent de ce nom que par la casse. Écrivez le nom exactement comme l'un d'eux, ou renommez-en un dans Données de référence > Fournisseurs, puis relancez l'import - « Same line as row N » : Deux lignes décrivent le même poste. Fusionnez-les en une seule ligne, puis relancez l'import - « Account ... not found in ...'s chart of accounts » : Utilisez un compte du plan comptable de la société payeuse, ou ajoutez le compte dans Données de référence > Plans comptables, puis relancez l'import - « effective_start must be a valid date » : Utilisez le format YYYY-MM-DD - « Company is required unless the line has a cost center. » : Renseignez company_name ou cost_center_code pour le nouveau poste - « Cost center ... was not found. » : Vérifiez le code, ou créez le centre de coûts dans Données de référence > Centres de coûts, puis relancez l'import - « ... is a group. Choose a cost center. » : Utilisez le code d'un centre de coûts de ce groupe - « Cost center ... is disabled. » : Utilisez un centre de coûts activé, ou réactivez-le dans Données de référence > Centres de coûts - « Run or build must be run, build or blank. » : Corrigez la cellule run_build - « The column analytics:... names no dimension. Check the dimension code or remove the column. » : Utilisez le code affiché dans l'espace de travail de la dimension, dans Données de référence > Dimensions analytiques, ou retirez la colonne - « The ... dimension is disabled. Enable it or leave it out. » : Activez la dimension dans Données de référence > Dimensions analytiques, ou retirez sa colonne - « The file has two columns for ... » : Deux colonnes désignent la même dimension, par exemple analytics_category et le code propre de la dimension par défaut. Gardez une seule colonne - « ... is disabled. Pick an enabled value. » : Utilisez une valeur activée de cette dimension, ou réactivez la valeur - « Invalid currency » : Utilisez des codes ISO à 3 lettres (USD, EUR, GBP) autorisés dans les paramètres de devise de votre espace de travail - « Header mismatch » : Une colonne obligatoire manque, ou une colonne est inconnue ; le message les liste. Les colonnes sont reconnues par leur nom, dans n'importe quel ordre, et les colonnes analytiques sont facultatives. Comparez la première ligne de votre fichier avec un nouveau modèle

Conseil : Commencez par l'export du modèle, remplissez quelques lignes et lancez une vérification pour détecter les erreurs tôt. Corrigez les erreurs dans le CSV et téléversez-le à nouveau jusqu'à ce que la vérification passe, puis chargez.

Statut et cycle de vie¶

Chaque poste OPEX a un statut (Activé ou Désactivé) et une Fin de validité optionnelle qui détermine quand il apparaît dans les rapports et les listes de sélection. C'est la seule date de fin d'un poste.

Fonctionnement : - Activé : Le poste est actif et apparaît partout (listes, rapports, ventilations) - Fin de validité : La date à laquelle le poste s'arrête. Laissez-la vide s'il n'y a pas de fin. Une fois la fin de validité passée, le statut passe à Désactivé de lui-même dans l'heure - Après la fin de validité : - Le poste n'apparaît plus dans les listes de sélection pour de nouveaux contrats ou ventilations - Il est exclu des rapports pour les années strictement postérieures à la fin de validité - Les données historiques restent intactes ; le poste apparaît toujours dans les rapports couvrant les années où il était actif

Définir le statut : - À la création du poste, vous pouvez définir sa Fin de validité dans le panneau Propriétés - Ensuite, modifiez le Statut dans la barre de métadonnées, ou utilisez le champ Cycle de vie du panneau Propriétés (interrupteur de statut et Fin de validité). Désactiver un poste sans date fixe sa fin de validité à aujourd'hui - Vous pouvez programmer une fin de validité future (utile pour les postes dont le contrat arrive à échéance)

Afficher les postes désactivés : - Par défaut, la liste OPEX n'affiche que les postes Activés - Utilisez le bouton bascule Afficher : Tous / Activés / Désactivés et choisissez Désactivés ou Tous pour voir les postes désactivés

Désactiver ou supprimer : - Privilégiez la désactivation : Elle préserve l'historique, garantit la cohérence des rapports et conserve la piste d'audit - Supprimez uniquement si : Le poste a été créé par erreur - Un poste qui a des montants dans une colonne gelée ne peut pas être supprimé. Dégelez d'abord la colonne, ou fixez plutôt une date de fin de validité - Supprimer un poste supprime aussi ses budgets, ventilations, tâches, sites web pertinents, pièces jointes (avec leurs fichiers) et ses liens vers des contrats. Si l'une de ses tâches a été transformée en demande, la demande est conservée : elle possède sa propre copie du titre, de la description et des pièces jointes, et seul son lien vers la tâche disparaît

Conseil : Utilisez la Fin de validité pour clore les postes OPEX lorsque les contrats se terminent ou que les services sont arrêtés. Ne supprimez qu'en cas de véritable erreur.

Conseils et bonnes pratiques¶

Commencez simple : Créez les postes avec juste l'essentiel (nom du produit, société payeuse, compte), puis ajoutez les budgets et ventilations au fur et à mesure que vous planifiez.
Utilisez la méthode de ventilation par défaut : Pour la plupart des postes, Effectif (par défaut) suffit. Réservez les ventilations manuelles aux dépenses qui ne bénéficient qu'à des sociétés ou départements spécifiques.
Liez les contrats : Si vous gérez les dépenses via des contrats, liez-les dans l'onglet Relations. Cela facilite le suivi des renouvellements.
Liez les applications : Associez les postes OPEX aux applications ou services qu'ils financent. Vous obtenez une correspondance claire entre coûts et applications.
Téléversez la documentation : Utilisez les Pièces jointes pour stocker les contrats fournisseurs, devis, factures et cahiers des charges.
Ajoutez les liens des portails fournisseurs : Utilisez les Sites web pertinents pour pointer vers les consoles d'administration, les portails de support et la documentation des fournisseurs.
Suivez les contacts : Ajoutez les contacts fournisseurs avec leur rôle (Commercial, Technique, Support) pour que votre équipe sache qui appeler pour chaque poste de dépense.
Exploitez les dimensions analytiques : Donnez aux postes une valeur sur chaque dimension (par exemple Licenses sur Nature, Workplace sur Program) pour regrouper les dépenses dans les rapports.
Maintenez les métriques des sociétés à jour : Les ventilations dépendent de l'effectif, des utilisateurs IT et du chiffre d'affaires des sociétés. Des métriques obsolètes causent des erreurs de ventilation.
Utilisez le CSV pour la configuration en masse : Si vous migrez depuis un autre système ou avez des centaines de postes, commencez par l'import CSV. Exportez un modèle, remplissez-le et lancez la vérification avant de charger.
Désactivez, ne supprimez pas : Préservez l'historique en désactivant les postes lorsqu'ils ne sont plus actifs. Ne supprimez qu'en cas d'erreur.
Vérifiez la ligne de totaux : Avant de finaliser les budgets, vérifiez la ligne de totaux épinglée dans la liste pour vous assurer que vos dépenses s'additionnent comme prévu.
Utilisez les liens profonds : Cliquez directement sur une colonne budgétaire dans la liste pour accéder à l'onglet Budget de cette année. Cliquez sur la colonne Tâche pour accéder aux tâches du poste dans l'onglet Vue d'ensemble. Vous gagnez du temps de navigation.
Gelez les budgets après la clôture de fin d'année : Utilisez l'Administration budgétaire pour geler les budgets de l'année précédente une fois le réalisé finalisé, ce qui empêche les modifications accidentelles.

Autorisations¶

L'accès OPEX est contrôlé par trois niveaux :

opex:reader : Consulter la liste OPEX, ouvrir les postes, voir les budgets et ventilations (lecture seule), télécharger les pièces jointes
opex:manager : Créer et modifier les postes OPEX, mettre à jour les budgets et ventilations, téléverser et supprimer les pièces jointes, gérer les relations et liens
opex:admin : Tous les droits manager plus import/export CSV, opérations budgétaires (gel, copie, réinitialisation) et suppression en masse

De plus : - Les tâches ont des autorisations séparées (tasks:member pour créer/modifier des tâches sur les postes OPEX) - Les utilisateurs avec tasks:reader peuvent consulter les tâches mais ne peuvent pas les créer ou les modifier

Si vous ne pouvez pas effectuer une action (ex. : le bouton Import CSV est manquant, impossible de téléverser des pièces jointes), demandez à l'administrateur de votre espace de travail de revoir les autorisations de votre rôle.

Besoin d'aide ?¶

Problèmes de CSV : Téléchargez un modèle récent, vérifiez l'encodage UTF-8 et lancez la vérification pour voir le détail des erreurs
Erreurs de ventilation : Vérifiez que toutes les sociétés ont les métriques requises (effectif, utilisateurs IT, chiffre d'affaires) pour l'année sélectionnée
Avertissement de compte obsolète : Le compte n'appartient pas au plan comptable de la société payeuse ; choisissez un autre compte
Boutons ou onglets manquants : Votre rôle n'a peut-être pas le niveau d'autorisation requis (manager ou admin). Contactez l'administrateur de votre espace de travail